Việc viết sai các nội dung trên hóa đơn GTGT như tên công ty, mã số thuế, tên hàng hóa, địa chỉ, tiền hàng, thuế suất… trên hóa đơn giá trị gia tăng là chuyện không thể tránh khỏi. Hôm nay Bigsan sẽ hướng dẫn bạn các cách xử lý các sai sót đó theo thông tư mới nhất hiện nay.
1. Viết sai hóa đơn nhưng kế toán chưa xé ra khỏi cuống
– Cách xử lý: Trường hợp này khá đơn giản, kế toán chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuống của quyển hóa đơn. Sau đó, tiến hành viết lại hóa đơn khác chính xác giao cho khách hàng
2. Viết sai hóa đơn và kế toán đã xé khỏi cuống hóa đơn
a, Trường hợp hóa đơn viết sai chưa kê khai thuế
– Cách xử lý:
Bước 1: Kế toán lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai. Sau đó, kế toán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với cơ quan Thuế khi có nhu cầu.
Bước 2: Xuất lại hóa đơn mới chính xác cho khách hàng. Lưu ý, ngày trên hóa đơn viết lại là ngày làm biên bản thu hồi.
Bước 3: Dùng hóa đơn mới để kê khai thuế. Hóa đơn đã bị thu hồi không kê khai.
b, Trường hợp hóa đơn viết sai đã kê khai thuế
Với tình huống này sẽ có 2 trường hợp sau xảy ra:
Trường hợp 1: Sai sót này làm ảnh hưởng đến doanh thu, tiền thuế. Ví dụ: sai thuế suất, tổng tiền thanh toán.
– Cách xử lý:
– Bước 1:Lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót
– Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ sai sót và hướng điều chỉnh sai sót. Ví dụ: tăng, giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số, tổng tiền thanh toán.
Trường hợp 2: Hóa đơn viết sai Tên công ty, MST, địa chỉ công ty – Sai sót này không làm ảnh hưởng đến doanh thu, tiền thuế
– Cách xử lý: Hiện có 2 công văn của Cục thuế TPHCM và Cục thuế Hà Nội hướng dẫn về việc xử lý hóa đơn viết sai Tên công ty, MST, địa chỉ công ty như sau:
– Hướng dẫn Cục Thuế TPHCM:
Trích công văn 4099/CT-TTHT ngày 2/6/2014 : “trường hợp Công ty lập hóa đơn giao cho khách hàng chỉ ghi sai chỉ tiêu trên hóa đơn như: Tên, địa chỉ, mã số thuế … các sai sót này không làm tăng giảm số thuế GTGT phải nộp, số thuế GTGT còn được khấu trừ thì Công ty và khách hàng lập biên bản điều chỉnh nội dung đã ghi sai, đồng thời Công ty lập hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn ghi rõ nội dung đã ghi sai; nội dung điều chỉnh; số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm của hóa đơn đã lập cần điều chỉnh; hóa đơn điều chỉnh này bên bán kê khai trên bảng kê đầu ra, bên mua kê khai trên bảng kê đầu vào trên phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK của kỳ lập hóa đơn điều chỉnh (không điều chỉnh về doanh thu và tiền thuế GTGT nên, các chỉ tiêu này trên các bảng kê ghi bằng không (0)).”
Như vậy theo hướng dẫn của Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh, doanh nghiệp vẫn phải Lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót và xuất hóa đơn điều chỉnh, và sẽ kê khai hóa đơn điều chỉnh này trên bảng kê, và chỉ tiêu doanh thu và tiền thuế ghi bằng không
– Hướng dẫn cục thuế Hà Nội
Trích công văn số 48838/CT-HTr ngày 23/09/2014 hướng dẫn: “trường hợp Công ty đã lập hoá đơn giao cho người mua nhưng phát hiện trên hoá đơn ghi sai mã số thuế của người mua, nhưng không sai tên và địa chỉ của người mua, sai sót này không làm thay đổi đến số lượng hàng hoá, đơn giá, thuế suất…. thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ sai sót, đồng thời ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản. Người bán và người mua được sử dụng hoá đơn đã lập kèm theo biên bản về sai sót mã số thuế trên hoá đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc điều chỉnh sai sót về mã số thuế của người mua trên hoá đơn.”
Như vậy theo hướng dẫn của Cục thuế thành phố Hà Nội, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn điều chỉnh, mà chỉ phải lập biên bản ghi nhận việc sai sót hóa đơn.
Kết luận: Để không mắc sai phạm khi viết hóa đơn GTGT, trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuống, kế toán phải kiểm tra kỹ các thông tin trên hóa đơn. Nếu có thể, yêu cầu người mua kiểm tra lại rồi mới ký, đóng dấu và xé hóa đơn ra khỏi cuống.